Huishoudelijk Reglement

Categorie: Website

Huishoudelijk Reglement

Artikel 1

1. Bestuursleden worden door de Algemene Vergadering gekozen uit de leden der aangesloten verenigingen.

2. De Voorzitter wordt als zodanig afzonderlijk gekozen. De overige bestuursfuncties worden door het bestuur zelf onder zijn leden verdeeld.

3. Indien bij de eerste stemming voor een voorzitter of een of meer andere bestuursleden geen volstrekte meerderheid behaald wordt, heeft een herstemming plaats tussen hen, die de hoogste aantallen stemmen verkregen. Het aantal personen, dat voor herstemming in aanmerking komt, bedraagt het tweevoud van het aantal beschikbare plaatsen. Bij drie of meer personen met een gelijk aantal stemmen wordt geloot, wie voor herstemming in aanmerking komt.

4. In de jaarlijkse Algemene Vergadering treden de voorzitter en de helft der bestuursleden af; deze laatsten volgens rooster bij loting opgemaakt.

5. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.

6. Wordt een bestuurslid vervangen door een ander, dan neemt deze in het rooster van aftreding de plaats in van het vervangen lid.

7. Bij tussentijds aftreden of overlijden van een bestuurslid, wordt door de overige bestuursleden één hunner aangewezen om de functie van het afgetreden of overleden lid over te nemen. 

Artikel 2

1. Functies, waarmede in ieder geval een bestuurslid moet worden belast, zijn die van:

a.) secretaris

b.) penningmeester

c.) competitieleider

d.) jeugdleider

e.) propagandist

2. Verder wijst het bestuur een van zijn leden aan als plaatsvervangend voorzitter, die het voorzitterschap ook waarneemt in geval van tussentijds aftreden of overlijden van de voorzitter, zulks tot de eerstvolgende Algemene Vergadering, die een nieuwe voorzitter kiest. 

Artikel 3

De taak van het bestuur is in het algemeen datgene te doen, wat verwacht mag worden, opdat de Bond haar taak als leidinggevend lichaam kan vervullen. Het zorgt verder in het bijzonder voor het uitvoeren of doen uitvoeren van de door de Algemene Vergadering genomen besluiten en houdt toezicht op het nakomen door de verenigingen van de op deze rustende verplichtingen. 

Artikel 4

Het bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht, of minstens twee andere bestuursleden de wens daartoe aan de voorzitter te kennen hebben gegeven; in het laatste geval uiterlijk één week na ontvangst der kennisgeving. Alle vergaderingen worden bij voorkeur gehouden op een in onderling overleg vastgestelde plaats, dag van de week en aanvangsuur. 

Artikel 5

1. Geen besluiten kunnen worden genomen, wanneer niet minstens 4 bestuursleden aanwezig zijn. In de vergadering heeft ieder bestuurslid een stem.

2. Bij mondelinge stemming brengt de voorzitter zijn stem het laatste uit. Staken dan de stemmen, dan geeft zijn stem de beslissing. 

Artikel 6 - Voorzitter

1. De voorzitter leidt alle Algemene en Bestuursvergaderingen.

2. Hij heeft het recht alleen de officiële afgevaardigden, zoals vermeld in art. 10 van de statuten spreektijd te geven. Voorts heeft hij het recht bij discussies een beperkte spreekduur vast te stellen, een spreker er op te attenderen, wanneer deze buiten de orde gaat en bij herhaling door dezelfde spreker, deze het woord te ontnemen.

3. Hij heeft het recht de discussies te onderbreken om een voorstel van orde in te dienen. Over dit voorstel wordt onmiddellijk gestemd, zonder dat hierover discussie wordt toegelaten.

4. Hij heeft steeds het recht op inzage van stukken en bescheiden, welke de Bond betreffen. Samen met de betrokken bestuursleden ondertekent hij, na goedkeuring door de vergadering, de notulen en de jaarverslagen. 

Artikel 7 - Secretaris

1. De secretaris voert de briefwisseling. Hij houdt van de uitgaande stukken een afschrift.

2. Hij schrijft de vergaderingen uit, maakt de notulen der vergaderingen en brengt op de jaarlijkse Algemene Vergadering schriftelijk verslag uit omtrent de toestand van de Bond.

3. Hij is tevens belast met de zorg voor het archief.

4. Hij beheert het ledenbestand van de Bond aan de hand van de maandelijkse afschriften uit de centrale ledenadministratie van de KNSB. 

Artikel 8 - Penningmeester

1. De penningmeester beheert de geldmiddelen. Op de jaarlijkse Algemene Vergadering brengt hij schriftelijk verslag uit omtrent de financiële toestand van de Bond en over de gang van zaken in het afgelopen jaar.

2. Voorts dient hij bij de jaarlijkse Algemene Vergadering een door het bestuur opgestelde begroting voor het komende Bondsjaar aan te bieden.

3. Voor geldelijke nadelen, ontstaan door zijn onachtzaamheid of nalatigheid, is de Penningmeester persoonlijk aansprakelijk.

4. De Boeken en bescheiden worden jaarlijks vóór de Algemene Vergadering gecontroleerd en "voor gezien" getekend door een commissie.

5. Voor de samenstelling van deze commissie worden in de voorafgaande Algemene Vergadering twee verenigingen benoemd. Deze wijzen elk een hunner leden aan als lid van deze commissie om voor de Algemene Vergadering de controle uit te oefenen.

6. De commissie brengt omtrent haar onderzoek schriftelijk rapport uit aan de voorzitter. Deze brengt dit rapport ter kennis van de Algemene Vergadering. Goedkeuring van dit verslag door de Algemene Vergadering geldt voor de penningmeester als volledige decharge voor het door hem gevoerde beheer. Het verslag van de controlecommissie kan worden vervangen door een accountantsrapport.

7. Bij tussentijds aftreden of overlijden van de penningmeester heeft controle plaats door het bestuur.

8. De commissie stelt tussentijds een controle in, wanneer het bestuur dit wenst.

9. Een controle kan ook worden uitgeoefend door twee bestuursleden na machtiging van de voorzitter.

10. De penningmeester is verplicht alle boeken en bescheiden voor een reglementaire controle ter beschikking te stellen aan degenen, die met de controle zijn belast.

11. De penningmeester zendt aan de aangesloten verenigingen contributienota’s, volgens de regels vastgesteld door de Algemene Vergadering.

12. De penningmeester zorgt voor inning van de bijdrage van persoonlijke en ondersteunende leden. 

Artikel 9 - Competitieleider

De competitieleider is belast met de regeling van de competitiewedstrijden van de Bond en al wat daarbij gerekend wordt te behoren. Hij oefent toezicht uit op de juiste naleving van de bepalingen van het wedstrijdreglement en brengt in de jaarlijkse Algemene Vergadering verslag uit.

Artikel 10 - Jeugdleider

De jeugdleider is belast met de regeling van jeugdwedstrijden, waaronder bijvoorbeeld schoolschaakwedstrijden en wedstrijden voor het jeugdkampioenschap vallen. Hij brengt hierover verslag uit aan de jaarlijkse Algemene Vergadering.

Artikel 11 - Propagandist

De propagandist is belast met het doen verzorgen van publicaties in pers en eigen orgaan van de LiSB. Tevens is hij belast met het stimuleren van ledenwerfacties en het begeleiden van nieuwe verenigingen. Hij brengt over zijn activiteiten verslag uit aan de Algemene Vergadering.

Artikel 12 - Gewone leden

1. Gewone leden zijn natuurlijke personen alsmede schaakverenigingen (zie Statuten art.5, lid 1).

2. Elk natuurlijk persoon of schaakvereniging, die wenst toe te treden als lid, dient zich schriftelijk aan te melden bij de secretaris, waarna het bestuur beslist over toelating.

3. Een schaakvereniging die wenst toe te treden, dient een ledenlijst met minimaal 5 leden (uitgezonderd de personen die reeds bij een andere schaakvereniging lid zijn), Statuten en Huishoudelijk Reglement te overleggen.

4. Tegen niet-toelating staat beroep open bij de Algemene Vergadering.

5. Natuurlijke personen die zijn toegelaten als lid, betalen eenzelfde contributietarief als de leden die via een schaakvereniging zijn aangesloten. 

Artikel 13 - Buitengewone leden

1. Buitengewone leden zijn:

a.)   personen die zich jegens de Bond uitzonderlijk verdienstelijk hebben gemaakt en zijn benoemd tot erevoorzitter, erelid of lid van verdienste;

b.)   personen of organisaties die de Bond financieel steunen, hierna te noemen ondersteunende leden.

2. Buitengewone leden hebben het recht de Algemene Vergaderingen als toehoorder bij te wonen, respectievelijk zich daar te doen vertegenwoordigen. Zij hebben spreekrecht, doch geen stemrecht.

3. Voor erevoorzitters en ereleden is geen contributie verschuldigd.

4. Ondersteunende leden betalen een jaarlijkse bijdrage van minstens € 10,00.

Artikel 14 - Onderscheidingen

1. De LiSB kent de volgende onderscheidingen:

a.)   Erevoorzitter

b.)   Erelid

c.)   Lid van verdienste

2. De onderscheiding erevoorzitter kan worden toegekend aan een oud-voorzitter van de LiSB die zich gedurende een lange reeks van jaren in die functie buitengewoon verdienstelijk heeft gemaakt voor het schaken in de provincie Limburg. De onderscheiding bestaat uit een legpenning en oorkonde.

3. De onderscheiding erelid kan worden toegekend aan personen die zich gedurende een zeer lange periode buitengewoon verdienstelijk hebben gemaakt voor het schaken in de provincie Limburg. De onderscheiding bestaat uit een erespeld en een oorkonde.

4. De onderscheiding lid van verdienste kan worden toegekend aan personen die zich verdienstelijk hebben gemaakt voor het schaken in (een bepaald deel van) Limburg. De onderscheiding bestaat uit een oorkonde.

5. De onderscheidingen erevoorzitter en erelid worden toegekend door de Vertrouwenscommissie Benoemingen, benoemd door het bestuur van de LiSB, bestaande uit:

  • de voorzitter van de LiSB
  • een lid van een bij de LiSB aangesloten vereniging uit Noord-Limburg
  • een lid van een bij de LiSB aangesloten vereniging uit Midden-Limburg
  • een lid van een bij de LiSB aangesloten vereniging uit Zuid-Limburg
  • een erevoorzitter, erelid of lid van verdienste

6. De onderscheiding lid van verdienste wordt toegekend door het bestuur van de LiSB.

7. Een bij de LiSB aangesloten vereniging kan een schriftelijk verzoek tot toekenning van een onderscheiding voor een eigen lid indienen. Dit verzoek dient, voorzien van een deugdelijke motivering en ondertekend door tenminste vijf leden, gericht te worden aan de voorzitter van de LiSB. 

Artikel 15

1. De aangesloten verenigingen zijn verplicht hun leden online te registreren in de centrale ledenadministratie van de KNSB, genaamd OLA (Online Leden Administratie), https://ola.schaakbond.nl

2. De door de aangesloten verenigingen te betalen jaarlijkse contributie wordt voor elk Bondsjaar op basis van een door de Algemene Vergadering bepaald bedrag per verenigingslid vastgesteld. Genoemd bedrag mag afhankelijk zijn van de leeftijd van een verenigingslid mits maand en jaar van geboorte in de centrale ledenadministratie is vastgelegd.

3. De door de aangesloten verenigingen te betalen contributie wordt (achteraf) per kwartaal vastgesteld aan de hand van het gemiddelde ledental in de maanden van dat kwartaal.

4. De contributienota’s worden door de penningmeester per kwartaal verzonden.

5. De uiterste vervaldatum van de contributienota is de eerste dag van de tweede maand volgend op de maand van verzending. Na het vervallen van deze data wordt over de openstaande bedragen 1% rente per maand of gedeelte van een maand in rekening gebracht.

6. Verenigingsleden die binnen drie maanden na afmelding weer op de ledenlijst van dezelfde vereniging voorkomen worden geacht onafgebroken lid van die vereniging te zijn geweest. Voor die leden wordt de verschuldigde contributie achteraf bij afzonderlijke nota geheven. Deze nota’s dienen binnen een maand na ontvangst te zijn voldaan. 

Artikel 16 - Vergaderingen en stemrecht

1. Behalve de gewone jaarlijkse Algemene Vergadering kunnen door het bestuur buitengewone algemene vergaderingen worden uitgeschreven, zo dikwijls het dit nodig acht.

2. Het is daartoe verplicht binnen vier weken na ontvangst van een schriftelijk verzoek, bevattende de te behandelen onderwerpen, van tenminste één/tiende van het aantal leden. Heeft het bestuur drie weken na indiening van het verzoek de vergadering nog niet uitgeschreven, dan hebben de verzoekers het recht zelf de vergadering uit te schrijven, in welke vergadering rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen, ongeacht het aantal vertegenwoordigde verenigingen, mits niet in strijd met de bepalingen van de statuten of van dit reglement.

3. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vergadering geleid door een door de uitschrijvers aan te wijzen afgevaardigde.

4. Alle algemene vergaderingen worden zoveel mogelijk belegd op een zaterdag; de buitengewone zoveel mogelijk op een uur en ter plaatse als meestal gebruikelijk voor de gewone jaarlijkse algemene vergaderingen, zulks ter beoordeling van de uitschrijver(s).

5. De algemene vergaderingen zijn openbaar, behoudens dat zowel de voorzitter als de ledenvergadering kunnen besluiten dat een vergadering of de behandeling van bepaalde onderwerpen achter gesloten deuren zal plaatsvinden.

6. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de vergadering schriftelijke stemming nodig acht. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

7. Stemmen over personen geschiedt met gesloten briefjes, tenzij de vergadering met algemene stemmen van oordeel is dat bij acclamatie kan worden besloten.

8. Stembriefjes die ondertekend zijn, of waarop onnodige toevoegingen voorkomen, of méér namen dan het te verkiezen aantal personen bedraagt, alsmede blanco stemmen zijn van onwaarde. Deze stemmen worden dus geacht niet te zijn uitgebracht. 

Artikel 17 - Commissies

1. Het bestuur is bevoegd voor bepaalde doeleinden en/of voor bepaalde tijd commissies aan te wijzen uit de leden.

2. De Limburgse Schaakbond heeft een Commissie van beroep. Haar bevoegdheden zijn afzonderlijk gereglementeerd. 

Artikel 18 - Kostenvergoeding

1. Bestuursleden kunnen de volgende kosten declareren:

a.) Telefoonkosten tot een maximum van € 4,00 per maand (eventueel een extra bedrag indien dit aantoonbaar noodzakelijk is);

b.) Kilometers die noodzakelijkerwijs verreden zijn voor de uitoefening van de bestuursfunctie, zoals bv. naar de algemene ledenvergaderingen, bestuursvergaderingen, jeugdleidersvergaderingen, commissievergaderingen, evenementen, recepties of bezoekjes aan verenigingen. Men kan het aantal km’s declareren of de feitelijke kosten, bv. een treinkaartje. Bij de km-vergoeding wordt het geldende tarief van de KNSB gehanteerd;

c.) Porto- en administratiekosten en benodigdheden die voor de uitoefening van de functie noodzakelijk zijn;

d.) Tijdens bestuurs- of andere (commissie- of jeugdleiders-)vergaderingen waarbij de aanwezigheid van het LiSB-bestuurslid noodzakelijk is, kunnen de eigen consumpties van de LiSB-bestuursleden gedeclareerd worden (m.u.v. soep), maar uiteraard wel naar bescheidenheid;

e.) Zaalhuur, indien het een bijeenkomst betreft die door de LiSB is uitgeschreven of georganiseerd

2. Niet-LiSB-bestuursleden kunnen de volgende kosten declareren:

a.) De bondsraadsleden en de door het LiSB-bestuur in bepaalde functies en/of commissies benoemde personen kunnen de kilometers die zij voor dat werk moeten rijden, declareren.

b.) Men krijgt de consumpties tijdens de commissievergaderingen aangeboden.

c.) Jeugdleiders van verenigingen die naar de jeugdleidersvergaderingen(en) komen, krijgen de eerste consumptie aangeboden door de LiSB; verdere consumpties zijn voor deze jeugdleiders voor eigen rekening; ook de kilometerkosten zijn voor hen voor eigen rekening.

3. In geen enkel geval worden vergoedingen voor verricht werk gegeven aan personen die in een bepaalde (bestuurs-)functie binnen de LiSB zijn benoemd. Wie in zo’n functie is benoemd, kiest ervoor om voor de LiSB vrijwilligerswerk te doen en dat houdt te allen tijde in dat dit vrijwilligerswerk pro Deo wordt gedaan. Er worden alleen gemaakte onkosten vergoed. 

Artikel 19 - Wedstrijden en toernooien

1. Voor het houden van wedstrijden of toernooien, waarbij schakers uit meer dan één club betrokken zijn, is een voorafgaande toestemming van het bestuur van de Limburgse Schaakbond vereist. Het bestuur kan de toestemming weigeren indien de belangen van andere wedstrijden daarmede zouden worden geschaad.

2. De activiteiten (met aanspraak op een bepaalde datum) welke vóór 1 april, voorafgaande aan het nieuwe seizoen, worden aangemeld bij de kalendercoördinator van de LiSB, worden door de kalendercoördinator als ‘voorlopig’ aangemerkt;

3. Indien per de situatie van 1 april door de kalendercoördinator wordt vastgesteld dat niet voor meerdere activiteiten gericht op dezelfde doelgroep beslag wordt gelegd op hetzelfde weekeinde, is deze datum definitief voor de aangemelde activiteit gereserveerd;

4. Indien wel meerdere activiteiten gericht op dezelfde doelgroep voor hetzelfde weekeinde zijn gemeld, neemt het bestuur van de LiSB een beslissing. Leidend is daarbij de prioriteit van de verschillende activiteiten. Hebben beide activiteiten gelijke prioriteit, dan heeft de activiteit die het eerst aangemeld is bij de kalendercoördinator voorrang. De prioriteiten van hoog naar laag zijn als volgt:

a.) Bondscompetities van de KNSB en LiSB

b.) Officiële kampioenschappen van Limburg (al dan niet georganiseerd door een vereniging) en andere activiteiten georganiseerd door of namens de KNSB of LiSB

c.) Toernooien die jaarlijks in dezelfde tijd van het jaar worden gehouden

d.) Overige evenementen

5. Rekening houdend met de situatie per 1 april, worden data voor nadien aangemelde activiteiten in volgorde van binnenkomst meteen gereserveerd door de kalendercoördinator. Indien een gevraagde datum niet meer vrij is, vindt er overleg plaats;

6. Het aanmelden van toernooien bij de KNSB moet via de kalendercoördinator van de LiSB lopen. De vereniging/organisatie dient de aanmelding op een voor dit doel bestemd formulier in te dienen bij de kalendercoördinator van de LiSB.

7. Indien de LiSB met de aanmelding akkoord gaat, hetgeen doorgaans samengaat met plaatsing op de LiSB-schaakagenda, wordt de aanmelding door de kalendercoördinator doorgestuurd naar de KNSB.

8. Van belang is, om dergelijke aanmeldingen zo vroeg mogelijk te doen. In het algemeen geldt “wie het eerst komt, die het eerst maalt”.

9. Met betrekking tot het inplannen van de data voor de LiSB Bondscompetitie zijn de volgende regels van toepassing:

a.) Er wordt gestreefd naar maximaal 1 wedstrijdronde per maand, met minimaal 3 weken tussen twee ronden;

b.) Deelnemende verenigingen kunnen tot 1 juni aanvragen doen om dagen op de LiSB kalender niet in te roosteren i.v.m. externe LiSB activiteiten (bijvoorbeeld jeugdtrainingen, Tata Steel Chess Tournament, buitenlandse competities, enzovoorts), waarbij minimaal 4 spelers van hun vereniging betrokken zijn. De kalendercoördinator zal alleen indien de kalender dit toelaat rekening houden met dit verzoek.

Artikel 20 - Onvoorziene gevallen

In gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, of voor meervoudige uitleg vatbaar is, beslist het bestuur. Op de beslissingen van het bestuur is beroep mogelijk op de Algemene Vergadering.

Artikel 21 - Reglementswijziging

Dit reglement kan slechts gewijzigd worden door een Algemene Vergadering met tenminste 2/3 der uitgebrachte geldige stemmen, zonder dat hiervoor een bepaald aantal verenigingen vertegenwoordigd behoeft te zijn. 

Artikel 22 - Slotbepaling

Door dit reglement vervallen alle eerder vastgestelde.

Aldus vastgesteld in de Algemene Vergadering te Roermond op 01-10-2011.

Laatste wijzigingen:

  • Artikelen 19b en 19c gewijzigd in de Algemene Vergadering te Roermond op 12-05-2012.
  • Artikel 15 lid 1 gewijzigd in de Algemene Vergadering te Roermond op 19-04-2014.
  • Artikel 19 diverse wijzigingen in de Algemene Vergadering te Roermond op 19-04-2014.
  • Artikel 14 lid 3 en lid 4 gewijzigd in de Algemene Vergadering te Roermond op 13-09-2014.